W trakcie spotkań oraz rozmów z właścicielami firm rodzinnych często słyszymy pytania dotyczące funkcjonowania rad nadzorczych, a w szczególności udziału w nich niezależnych (czyli spoza kręgu rodziny) członków. Poniżej prezentujemy najczęściej pojawiające się pytania i odpowiedzi, które pomagają rozwiać wątpliwości.
1. Czy niezależny członek rady nadzorczej nie pozna zbyt wielu tajemnic spółki i rodziny?
Na każdym członku rady nadzorczej spoczywa wynikający bezpośrednio z przepisów powszechnie obowiązującego prawa obowiązek zachowania poufności, zaś szczególnie rygorystyczne zasady kształtują zakaz ujawniania tajemnic przedsiębiorstwa (czyli informacji mających wprost wartość biznesową). Reguły te obowiązują zarówno w czasie pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, jak również po wygaśnięciu mandatu – czyli zakończeniu współpracy. Obowiązki te mają charakter bezterminowy, zaś ich naruszenie aktualizuje odpowiedzialność odszkodowawczą, a nawet prawnokarną (z karą pozbawienia wolności do lat 2 włącznie).
Oznacza to, że żaden członek rady nadzorczej nie może ujawniać wobec kogokolwiek jakichkolwiek informacji, co do których dowiedział się w związku z pełnieniem tej funkcji w spółce, jeśli sama spółka będzie traktowała je jako tajemnicę.
Powołanie do rady nadzorczej niezależnego członka nie prowadzi więc w tym obszarze do dodatkowego ryzyka.
Dodatkowo, prawidłowo poprowadzony proces doboru członka rady nadzorczej powinien obejmować wyłącznie osoby o wysokiej reputacji i standardach etycznych.
2. Czy nie oddajemy częściowej kontroli nad spółką komuś z zewnątrz?
Nie – każdy członek rady nadzorczej powinien realizować przede wszystkim interes właścicieli. Ponadto członek rady nadzorczej, jak również cała rada nadzorcza, nie zajmują się prowadzeniem spraw spółki. Nie posiadają kompetencji do bieżącego ingerowania w działalność operacyjną. Co więcej, powszechnie obowiązujące przepisy prawa zakazują wydawania radzie nadzorczej wiążących poleceń zarządowi dotyczących prowadzenia spraw spółki.
Jak wskazuje sama nazwa, rada nadzorcza i poszczególni jej członkowie, zajmują się bieżącym nadzorem nad działalnością spółki oraz w kontekście codzienności biznesowej pełnią rolę wewnętrznego doradcy dla zarządu.
Wspólnicy czy akcjonariusze w umowie spółki (statucie) mogą zdecydować o przyznaniu radzie nadzorczej większego zakresu kompetencji, choćby poprzez konieczność uzyskania zgody rady na dokonanie przez zarząd określonych czynności. Jest to jednak autonomiczna wola właścicieli spółki.
3. Czy niezależny członek rady nadzorczej nie wprowadza tylko dodatkowych formalności i obciążeń dla rodzinnej rady?
Nie powinien. Ponadto istnieją mechanizmy prawne, by formalnie możliwe było korzystanie z wiedzy i doświadczenia niezależnego członka rady nadzorczej w codziennej działalności spółki bez konieczności większego angażowania pozostałych członków rady (w szczególności, gdy funkcje te pełnią zajęci innymi sprawami członkowie rodziny).
W szczególności taka osoba – wolą pozostałych członków rady – może zostać delegowana do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych, w związku z czym niemal w trybie ciągłym może wspomagać zarząd przy realizacji konkretnych przedsięwzięć (jak choćby opracowania strategii, realizacji planowanej transakcji czy ekspansji międzynarodowej).
4. Co, jeśli nie będę w stanie porozumieć się z takim członkiem rady?
Zasadą jest, że każdy członek rady nadzorczej może być w każdym czasie odwołany przez większość wspólników albo akcjonariuszy. Dodatkowo w umowie spółki (statucie) można zastrzec dla założycieli uprawnienia osobiste do m.in. powoływania i odwoływania określonej liczby członków rady nadzorczej w drodze oświadczenia woli składanego spółce.
Osoba powołana w skład rady nadzorczej pełni więc swoją rolę dopóki, dopóty cieszy się zaufaniem właścicieli spółki. Ryzyko „zabetonowania” się takiej osoby w strukturach spółki nie występuje z perspektywy przepisów prawa.
Ponadto prawidłowo poprowadzony proces wyboru członka rady nadzorczej powinien istotnie ograniczyć takie ryzyko.
5. Czy powołanie niezależnego członka rady nadzorczej nie wiąże się z dużym kosztem, niewspółmiernym do korzyści?
Członkom rady nadzorczej powinno przysługiwać wynagrodzenie. Jego wysokość oraz sposób spełniania świadczeń pozostaje w gestii wolnej woli i uzgodnień zainteresowanych stron.
Wynagrodzenie niezależnego członka rady nadzorczej powinno jednak być adekwatne do oczekiwanych od niego aktywności oraz rezultatów, a także zapewniać określoną bezstronność osądów względem zarządu.
Ponadto członkowi rady nadzorczej powinien przysługiwać zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady, przez co rozumie się koszty transportu, noclegu czy innych wydatków związanych bezpośrednio z czynnościami realizowanymi dla spółki.
| Autor: Karol Maciej Szymański |