Na posiedzeniu zarządu 29 stycznia 2015 r. zarząd stowarzyszenia przyjął projekt zasad podejmowania współpracy przez stowarzyszenie z podmiotami zewnętrznymi. Zapraszamy do zapoznania się zarówno z załączonym dokumentem (pobierz PDF), opisującym szczegółowo rodzaje przedsięwzięć, jakie IFR może wspierać na zasadzie wspólnego projektu, jak i z poniższym schematem pokazującym kolejne kroki do współpracy z nami.
1. Decyzja o podjęciu współpracy
Decyzję o podjęciu współpracy z podmiotem zewnętrznym podejmuje Zarząd na podstawie rekomendacji Komisji IFR ds. Współpracy.
Zarząd może uchwałą upoważnić Komisję IFR ds. Współpracy do podejmowania w imieniu Zarządu wiążących postanowień w zakresie objętym przedmiotem jej działalności.
2. Działania Komisji ds. Współpracy
W przypadku propozycji współpracy Komisja ds. Współpracy przyjmuje następującą procedurę działania:
1. Komisja wstępnie ocenia:
- zgodność projektowanych działań z celami i wartościami IFR,
- kwalifikacje osób prowadzących projekt,
- realistyczność kosztów projektu,
- czy została wskazana osoba koordynująca przedsięwzięcie z ramienia IFR,
- charakter projektu (społeczny, marketingowy czy komercyjny),
- realistyczność wymagań wnioskodawcy wobec IFR.
2. Komisja (powiadamiając o tym Zarząd) wyznacza osobę odpowiedzialną za analizę projektu – PILOTA – oraz proponuje tryb i warunki procedowania.
- PILOTEM może być członek Zarządu IFR, członek IFR, lub ekspert spoza IFR. Może robić to społecznie lub być opłacony ze środków pozyskanych od projektodawcy.
- PILOT, po zapoznaniu się z projektem, przedstawia Komisji ds. Współpracy swoją opinię.
3. Komisja ma prawo:
- przyjąć projekt,
- odrzucić projekt,
- zaproponować procedurę weryfikacyjną,
- poprosić o wyjaśnienia i uzupełnienia,
- zaproponować modyfikacje projektu.
4. Komisja sprawdza, jakie projekt generuje koszty i jakich spodziewać się bezpośrednich efektów finansowych, a następnie akceptuje go, odrzuca lub proponuje modyfikacje.
5. Komisja kieruje się zasadą: „Jeżeli nie ma wyraźnych powodów do odmowy, projekt jest przyjmowany (ew. po procedurze modyfikacyjnej)”.
6. Wyniki swoich prac Komisja przedstawia do akceptacji Zarządowi. Zarząd wyznacza swojego członka lub innego członka IFR, którego zadaniem jest monitorowanie projektu.
3. Nadanie statusu Partnera IFR lub Patronatu IFR
Pozytywna kwalifikacja wniosku skutkuje nadaniem wnioskodawcy (w uzasadnionym wypadku wskazanym przez niego osobom) statusu Partnera IFR na czas planowanej współpracy. Nadanie statusu Partnera IFR upoważnia w ramach odrębnej umowy do:
1. powoływania się publicznie na ten fakt,
2. korzystania w czasie trwania umowy z logo IFR.
W uzasadnionych przypadkach IFR ma prawo cofnąć status Partnera IFR.
Istotą programu PARTNER IFR jest dobrowolne poddanie się przez firmy lub organizacje, które są odrębnymi podmiotami, procedurom kontroli merytorycznej IFR, w celu zapewnienia zgodności z celami realizowanymi przez IFR.
Cele programu PARTNER IFR:
- wspieranie różnego typu projektów (szkoleń, konferencji, wydawnictw, projektów budujących współpracę, integrację, aktywizujących środowisko lokalne itp.),
- pozyskiwanie środków finansowych na funkcjonowanie stowarzyszenia Inicjatywa Firm Rodzinnych.
IFR może także objąć jakiś projekt PATRONATEM. Jest to forma współpracy, w której zasadniczo IFR nie angażuje swoich zasobów poza siłą oddziaływania wizerunku. Komisja może uznać, że w zamian za PATRONAT podmiot realizujący projekt powinien:
- wnieść opłatę,
- zaoferować IFR usługi lub świadczenia.
4. Podpisanie umowy o wspólnym przedsięwzięciu
Po przyjęciu konkretnego projektu do realizacji Zarząd IFR podpisuje z konkretnym podmiotem zewnętrznym umowę o wspólnym przedsięwzięciu. W umowie zawarte są co najmniej następujące obszary:
- określenie stron i ich ról w projekcie,
- uprawnienie IFR do nadzoru merytorycznego nad projektem, lub/i superwizji niektórych działań w projekcie,
- sformułowania, z których wynika, że projekt jest przedsięwzięciem wspólnym IFR i podmiotu zewnętrznego,
- określenie przedmiotu świadczeń, ich wartości (jeśli to możliwe) i odpowiedzialności stron umowy,
- czas trwania umowy (o ile nie wynika z natury rzeczy),
- zasady wymówienia umowy.